deine zeitfee
mehr Zeit für Dich. durch mich.
Virtuelle Assistenz (m/w/d) für vorbereitende Buchhaltung gesucht
Start ab 15. Dezember 2025 | Langfristige Zusammenarbeit
Darum gehts:
Hey ihr Lieben,
diesmal suche ich eine erfahrene, fokussierte und mitdenkende Virtuelle Assistenz für die vorbereitende Buchhaltung und das Backoffice für meinen sehr interessanten und vielseitigen Kunden: Philipp Bock.
Wer ist Philipp Bock?
Philip Bock ist Unternehmer mit diversen Projekten und Beteiligungen. Er ist ein offener, positiver Mensch mit einem persönlichen Bezug zu Brasilien (dort ist er aufgewachsen) und liebt es Dinge zu „verschlanken“ (so laufen zb viele Prozesse in seiner vermögensverwaltenden GmbH bereits automatisiert ab). Er sucht eine vertrauenswürdige, zuverlässige Virtuelle Assistenz, die die vorbereitende Buchhaltung eigenständig übernimmt und weitere kleine Backoffice Tätigkeiten erledigt.
Philip legt Wert auf proaktives Denken und Handeln und bietet viel Freiheit, sofern die Aufgaben zuverlässig und strukturiert erledigt werden. Dein Ziel: Du schaffst ordentliche Transparenz, entlastest ihn operativ und bringst Struktur ins Finanz- und Verwaltungs-Chaos. Gerne kannst Du auch Deine Ideen zum Thema Automatisierung von Prozessen mit einfließen lassen.
Deine Rolle
Du hast einen strukturierten Kopf, reagierst proaktiv und willst echtes Chaos in Ordnung verwandeln? Dann bist du genau die Richtige für ihn. Er braucht jemanden, der zuverlässig und diskret ist, Zahlen liebt und folgende Aufgaben eigenständig erledigen kann.
Deine Aufgaben
Ordnung im gesamten Beleg- und Rechnungswesen: Reisekosten, Rechnungen (LinkedIn, Ionos, Qonto, Sparkasse, Reisekosten.de DATEV …) erfassen, sortieren, hochladen.
Monatliches Reporting: Alle Belege bis spätestens Monatsende (des Folgemonats) verbuchen, Abgleich mit Konten & Sparkasse, Erstellung einer kompakten Übersicht über Finanzen und offene Posten.
Nachverfolgung offener Vorgänge — insbesondere bei Krankenkassen & Versicherungen für Familienmitglieder; selbstständiges Nachhaken und Fristenwahrung.
Pflege von Lieferanten-, Bank- und Kontaktdaten; Organisation von Zahlungsflüssen und Bankkonten-Übersicht.
Proaktive Kommunikation und Erinnerung bei anstehenden Fristen, Rechnungen, Nachforschungen.
Was Du mitbringen solltest:
Persönlichkeit: Organisiert, strukturiert, sehr genau, offen in der Kommunikation, proaktiv.
Du kannst per WhatsApp schnelle Dinge klären und brauchst keine ellenlangen Abstimmungs-E-Mails.
Du brauchst keine tägliche Anleitung, sondern findest selbst Lösungen
Du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Tools verwendet werden
Du arbeitest weitestgehend eigenständig (der Kunde wünscht sich 1-2 kurz Abstimmungscalls im Monat, ist sonst aber dankbar, wenn er mit dem Thema vorbereitende Buchhaltung nicht viel zu tun hat. In der Einarbeitungsphase ist er natürlich für Dich da :))
Interesse für KI-Tools und einen Blick dafür, welche Prozesse man noch optimieren kann
Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Rechnungswesen Tools (bitte keine kompletten Anfänger)
Ausgeprägte Zahlenaffinität und Verständnis, sehr gute organisatorisch Fähigkeiten und hoher Anspruch an Genauigkeit und Ordnung
Absolute Diskretion und Verlässlichkeit – auch mit (familieninternen) Daten Fähigkeit selbst Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten
Fähigkeit es zu KOMMUNIZIEREN, falls Du es mal nicht einhalten kannst
Was der Kunde Dir bieten kann:
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Langfristige Zusammenarbeit (Start: 15. Dezember)
- Flexible und freie Arbeitszeiten
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Wertschätzende Zusammenarbeit
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Raum zum Mitdenken, Mitgestalten und Prozesse optimieren
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Pünktlich und leistungsgerechte Bezahlung (keine Preisverhandlungen)
- Wertschätzung von guter Arbeit
„Bewerbungsablauf“ bzw. Prozess:
Bitte sende mir dein Angebot ausschließlich per E-Mail (kontakt@deinezeitfee.de) mit dem Betreff: „VA – PBV“ inkl.:
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einer klaren Preisstruktur für 20-25 Stunden monatlich
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2-3 Sätze über Dich und warum Du gerne mit Philipp zusammenarbeiten möchtest
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mindestens drei relevante Referenzen, die deine Erfahrung als Virtuelle Assistenz im Bereich vorbereitende Buchhaltung belegen können
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Bitte sende mir keine Lebensläufe, Zeugnisse o.ä., sondern überzeuge uns mit ähnlichen Projekten und Deiner Persönlichkeit 🙂
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Wenn du Lust hast, einen spannenden und vielseitigen Menschen zu unterstützen, der Deine Arbeit sehr zu schätzen weiß, dann freue ich mich auf deine Nachricht!
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soft skills
Philipp wünscht sich eine Virtuelle Assistenz, die
Offen und direkt ist – jemand, der per WhatsApp schnell eine Sache klärt, statt lange Mails zu schreiben.
Zahlen liebt – und sehr genau darauf schaut, dass Abbuchungen zusammen passen.
Frech genug ist – auch mal nachzufragen (sowohl beim Kunden, als auch bei Externen), wenn Unterlagen fehlen.
Selbststarter-Mentalität hat – braucht keine ständige Anleitung, sondern erkennt selbst, was getan werden muss.
Neugier & Mitdenken – Interesse, die Projekte zu verstehen und aktiv zu verbessern.
Offen & unkompliziert – direkter Draht, keine falsche Förmlichkeit.
abarbeitet und sich einbringt– darf eigene Ideen einbringen, Gegenfragen stellen, Prioritäten festlegen.
Technikaffin ist– probiert Tools aus, denkt digital und erkennt Chancen zur Automatisierung.
Good to know: Ziel ist es, dass die Prozesse sauber und ordentlich von der jetzigen VA übernommen werden. Der Kunde wünscht sich unbedingt eine langfristige Zusammenarbeit. Dem Kunden ist es wichtig, dass ihm diese Last abgenommen wird und er möglichst wenig mit dem Thema Buchhaltung zu tun hat. Sein Steuerberater steht aber gerne jederzeit für Fragen zur Verfügung und bietet zb auch eine Einschulung in Datev an, falls du da noch nicht so fit drin bist.
EINFACH ERKLÄRT:
Unser Zeitplan
1
Stellenbeschreibung durchlesen
Bitte lies Dir alle Anforderungen der Position durch.
Solltest Du Dich dort wieder finden und über die nötige Erfahrung verfügen, freue ich mich über Deine Kontaktaufnahme.
Diese Position ist vor allem für Virtuelle Assistenzen gedacht, die bereits Erfahrung haben (bitte hänge mindestens 3 Projekte an, die Du betreut hast).
Wenn Du gerade erst frisch startest, kann ich Dich u.U. kostenlos in Deine Selbstständigkeit begleiten. Folge dazu diesem Link.
2
Unterlagen zusenden
Bitte schicke mir Deine vollständigen Unterlagen bis 05.12.2025 per Mail an kontakt@deinezeitfee.de unter dem Betreff „VA – PBV“
Diese sollten enthalten:
1. Ein unverbindliches Angebot auf Basis von 20-25 Stunden monatlich
2. Ein paar Sätze (max. 2-3) zu Dir selbst und warum Du gerne für und mit Philipp arbeiten möchtest.
3. Mindestens 3 Referenzen aus vorherigen Projekten.
4. Ein Link zu Deiner Website / Deinem Portfolio
Betreff: VA – PBV
(WICHTIG! Bitte beachte, dass unvollständige Unterlagen nicht berücksichtig oder beantwortet werden können).
3
Screening
Nachdem all Eure Angebote eingegangen sind, werde ich diese durchgehen und die 5 passendsten Virtuellen Assistenzen auswählen.
Ich melde mich bei Dir bis maximal 07.12.2025
Bitte sei so nett und siehe von zwischenzeitlichen Nachfragen ab. Ich melde mich auf jeden Fall verlässlich – auch falls es nicht passt – bei Dir.
4
Kurzes Telefonat
Mit den 5 passendsten Virtuellen Assistenzen führe ich ein kurzes Telefonat oder tausche mich per Mail aus.
Die 3 VAs, die am besten zu den Anforderungen passen, wähle ich im Anschluss für den Kennenlerncall aus.
5
Kennenlern-Call
Am voraussichtlich 10.12.2025 zwischen 13:00 und 16:30 Uhr finden dann die Kennenlern-Calls über Zoom statt.
Dort lernst Du auch den Auftraggeber “ persönlich“ kennen. In dem Call geht es darum herauszufinden, ob ihr menschlich zueinander passen und Euch eine Zusammenarbeit vorstellen können (es ist kein klassisch-spießiges „Bewerbungsgespräch“ – keine Sorge ;)).
Die Entscheidung wird dann bis 12.12.2025 getroffen, damit die Zusammenarbeit am 15.12. starten kann.
wichtig!
Bitte seht davon ab den Kunden direkt zu kontaktieren und sendet Euer Angebot ausschließlich per Mail an meine E-Mail Adresse: kontakt@deinezeitfee.de mit dem Betreff „VA – PBV“.
Bitte habt Verständnis, dass Einsendungen / Kontaktaufnahmen über Instagram, LinkedIn, WhatsApp etc. aufgrund der Masse nicht berücksichtigt oder beantwortet werden können.
Mir ist es wirklich wichtig, dass jede*r von Euch, die sich die Mühe macht ein Angebot zu senden auch eine Rückmeldung bekommt. Auch bei Absagen melde ich mich auf jeden Fall bei Euch (siehe Zeitplan oben). Versprochen :))
Liebe Grüße,
Deine Zeitfee
Alina
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