deine zeitfee
mehr Zeit für Dich. durch mich.
Trickkiste
Alle Tools und Tricks,
die Du als EPU brauchst!
Gerade am Anfang ist es schwer, den Durchblick zu behalten. Welches Tool brauche ich für was? Wie erstelle ich coole Grafiken? Und welche Software nehme ich für meine Buchhaltung? Ich will es Dir einfach machen. Deshalb findest Du hier eine Auslistung von über 30 Tools, du Du als Ein-Personen-Unternehmen (z.B. als Virtuelle Assistenz) verwenden kannst. Viel Spaß beim Durchstöbern!
Die BAsics
Technisches Setup
Beginnen wir ganz am Anfang: Für Deine KundInnen möchtest Du natürlich bestmöglich erreichbar sein. Entweder über das Internet oder über das Telefon. Wenn Du in Österreich wohnst, dann kann ich Dir folgende Anbieter dafür empfehlen:
FONIRA: Als Virtuelle Assistenz brauchst Du richtig gutes Internet. Ich empfehle Dir hier Fonira (sitzt in Österreich), da sie einfach das Beste Preis-Leistungsverhältnis haben und sowohl Tarife für Privatkunden als auch für Unternehmen anbieten.
SPUSU: Seit Jahren für mich die Nummer 1 unter den Mobilfunkanbietern. Tarife gibt es schon ab 3,90€ monatlich, Netz ist super und Kundenservice TOP! Ich habe bisher nur guten Erfahrungen hier gemacht und kann Dir SPUSU daher empfehlen.
REFURBED: Überlegst Du, Dir ein Diensthandy zuzulegen? Falls ja, schau doch mal hier vorbei. Du findest bei Refurbed generalüberholte Elektronikprodukte zu deutlich günstigeren Preisen (sogenannte B-Ware), als wenn Du es neu kaufst.
REBUY: Funktioniert im Prinzip wie refurbed, aber hat den Sitz in Deutschland (liefert aber nach Österreich). Ich habe bei beiden Plattformen bereits mehrmals bestellt und war bisher sehr zufrieden. Klare Empfehlung, um die Umwel zu schonen! 🙂
Projekt & Zeitmanagement
Diese Tools kannst Du sowohl für Dein eigenes Business, als auch für das Deiner KundInnen verwenden.
NOTION: Eine All-in-One-Plattform für Teamzusammenarbeit und Wissensmanagement, die es ermöglicht, Notizen, Aufgaben, Datenbanken und Dokumente an einem Ort zu organisieren und zu teilen. Perfekt, um Ordnung in Deinen Alltag als Virtuelle Assistenz zu bekommen.
TRELLO: Ein visuelles Projektmanagement-Tool, das die Organisation von Aufgaben und die Zusammenarbeit im Team erleichtert, indem es Aufgaben in Karten organisiert, die in Boards verschoben werden können. Mega praktisch für Deine Social Media Planung als Virtuelle Assistenz.
TOGGL: Ein benutzerfreundliches Zeiterfassungstool, das Dir als Virtuelle Assistenz hilft, Deine Arbeitszeiten zu verfolgen. So kannst Du Deine KundInnen immer genau nachweisen, wie lange Du an welcher Aufgabe gearbeitet hast. Zudem kannst Du Projekte anlegen und es ist super einfach zu bedienen.
Buchhaltung & Sicherheit
Viele Virtuelle Assistenzen erstellen am Anfang ihre Rechnungen mit Word. Ich würde Dir davon auf jeden Fall abraten (ganz legal ist das nämlich nicht) und man verliert irgendwann den Überblick. Ähnliches gilt bei vielen verschiedenen Passwörtern. Daher nutze diese Tools hier:
LASTPASS: Ein Passwort-Manager, der Dir als Virtuelle Assistenz hilft, Deine Passwörter sicher zu speichern. Zudem enthält die kostenfreie Variante einen Passwortgenerator, damit Du Dir nicht selbst komplizierte Passwörter ausdenken musst. Besonders praktisch ist LastPass in der Zusammenarbeit mit anderen (z.B. Deinen KundInnen), denn ihr könnt Passwörter sicher miteinander austauschen und anwenden, ohne, dass Du das jeweilige PAsswort zu sehen bekommst (Deine Kunden werden das lieben).
SEVDESK: Die für mich beste und einfachste Buchhaltungssoftware und ein super Tool, um Deine Kundendaten sicher zu verwalten. SevDesk erleichtert Deine Buchhaltung extrem und Du kannst sogar Deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Deine Ust-Zahllast automatisch erstellen lassen. Mit der App kannst Du zudem Deine Rechnungen abfotografieren und sparst Dir das mühsame Abtippen. Über meine persönliche Einladung kannst Du SevDesk kostenlos testen und bekommst bis zu 50% Rabatt, wenn Du überzeugt bist.
Bank & Versicherung
Es handelt sich um rein persönliche Erfahrungswerte. Sprich gerne mit jemandem von Fach, bevor Du eine Entscheidung triffst 🙂
N26: Wenn Du Dich als Virtuelle Assistenz selbstständig machst, benötigst Du ein Konto, um Geld von Deinen KundInnen zu erhalten. Hierfür empfehle ich Dir die N26 Bank. Warum? Das Konto ist kostenlos und Du hast sogar 2 sogenannte „Spaces“ (Unterkonten) integriert. Die sind mega praktisch – Du kannst Dir z.B. ein Konto für die Steuer einrichten und diese immer dort ablegen. Dann gibts keine bösen Überraschungen, wenn Du sie zahlen musst 😉
EXALI: Bei Exali kannst Du eine Berufshaftpflichtversicherung exklusiv für Virtuelle Assistenzen abschließen. Gerade wenn Du überwiegend online arbeitest, könnte das Sinn machen, denn hier ist auch eine Versicherung zur Absicherung gegen Cyberkriminialität enthalten. Bevor Du eine Versicherung abschließt, lass Dich von einer qualifizierten Person dazu beraten. Klicke auf den Link, um mehr darüber zu erfahren.
website & Newsletter
Als Virtuelle Assistenz ohne Website und Newsletter? Für viele schwer vorstellbar. Erfahrungsgemäß sind die meisten Virtuellen Assistenzen am Anfang aber mit WordPress überfordert. Dabei geht es so viel einfacher, nämlich mit diesem Tool hier:
BUILDERALL: Bestimmt möchtest Du als Virtuelle Assistenz eine eigene Website haben, oder? Der für mich einfachste Weg das zu tun, ist mit Builderall. Warum? Die Plattform ist super easy zu bedienen und es gibt zahlreiche Vorlage, die Du nutzen kannst. Außerdem steht Dir die deutschsprachige Community in der Facebook-Gruppe zu Verfügung. Du kannst dort immer Deine Fragen stell und bist bestens aufgehoben.
Das Beste? Es ist sogar ein Kalendertool integriert. Du kannst Produkte über Builderall verkaufen und Deine eigene E-Mail Liste aufbauen. Das alles zu einem unschlagbaren Preis. Klicke jetzt auf den Link und teste es einfach mal 🙂
puuuh, kannst du noch?
Ganz schön viel, gell? Aber das war erst der Anfang! Dein Basis Set-up steht jetzt.
Aber mit der Zeit wird sich Dein Business weiter entwickeln. Und dann brauchst Du ein paar mehr Tools, die Dir die Arbeit erleichtern. Eine Liste der wichtigsten Tools findest Du im Folgenden.
Fortgeschritten
Organisation & Kommunikation
Einige Tools vereinfachen Dir die Organisation in Deinem Business ungemein. Dazu zählen zum Beispiel Kalender-Management-Tools. Die drei wichtigsten habe ich Dir hier zusammen getragen. Klicke einfach auf den Button & Du wirst automatisch weiter geleitet.
CALENDLY: Wusstest Du, dass es Dich im Schnitt 15 Minuten Zeit kostet, um einen Termin mit Deinem Kunden zu vereinbaren? Terminvorschläge schicken, ablehnen, erneut eine Mail senden und zack ist so viel Zeit verpufft. Mit Terminplanungstools wie Calendly ersparst Du Dir das. Du teilst Deine Verfügbarkeiten und Dein Kunde sucht sich einen Termin aus. Ende.
BUILDERALL: Dieses Tool kennst Du ja schon (das ist das All-in-one Wunder, siehe weiter oben). Selbst in der kleinsten Mitgliedschaft ist das Kalendertool von Builderall integriert. Ich finde es super praktisch, da Du den Link ganz einfach Deinen Kunden zuschicken kannst und sie suchen sich einen Termin aus. Im Vergleich zu Calendly und Youcanbookme ist es etwas umfangreicher und Du kannst sogar einzelne Tage blocken (wenn Du da z.B. nicht kannst)
YOUCANBOOKME: Das Tool erfüllt den selben Zweck wie Calendly und ist ebenfalls in einer kostenlosen Version verfügbar. Ich persönlich finde es etwas unhandlicher als Builderall oder Calendly – dafür ist der Name sehr einprägsam 🙂 Letztendlich aerfüllen alle drei Tools ihren Zweck und tun das, was sie sollen: Das fixieren von Terminen vereinfachen und automatisieren.
Organisation & Kommunikation
Vermutlich wirst Du in regelmäßigen Abständen Videocalls mit Deinen KundInnen halten wollen. Dafür empfehle ich Dir diese drei Tools:
Zoom: Spätestens seit 2020 in aller Munde! Eine Videokonferenzplattform, die eine Vielzahl von Funktionen für virtuelle Meetings, Webinare und Remote-Zusammenarbeit bietet. Mega nice: Du kannst Meetings durch die integrierte KI mitschreiben lassen (und hast dadurch gleich ein Protokoll). Hello Zukunft!
Microsoft Teams: Eine Kollaborationsplattform, die Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integrationen in einer einzigen Anwendung vereint. Wenn Du mit Microsoft zufrieden bist, könnte das eine gute Möglichkeit für Videokonferenzen sein.
Google Meet: Ein Videokonferenztool, das es Benutzern ermöglicht, Videokonferenzen abzuhalten, Bildschirminhalte zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Das vermutlich einfachste Tool, um „mal eben schnell“ eine Videokonferenz zu halten. Du benötigst dazu ein Google-Konto.
Datenaustausch
Wenn Du Dokumente für Deine KundInnen anfertigst, wirst Du diese ihnen nach der Fertigstellung zukommen lassen wollen. Damit ihr nicht jedes Mal E-Mails hin und her schreiben müsst, findest Du hier Tools, die Dir den Datenaustausch vereinfachen.
WETRANSFER: Eine Plattform für den einfachen und schnellen Transfer von großen Dateien und Dokumenten. Bis 2GB pro Transfer ist es kostenlos. Einfach Dateien hochladen, Link generieren und mit Deinen Kunden teilen.
DROPBOX: Ein cloudbasierter Speicherdienst, der es Benutzern ermöglicht, Dateien sicher zu speichern, zu synchronisieren und freizugeben. Echt praktisch, wenn Du Dokumente mit Deinen Kunden teilen möchtest.
GOOGLE DRIVE: Eine cloudbasierte Dateiverwaltung und Speicherlösung, die es Benutzern ermöglicht, Dateien zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Vor allem das gemeinsame Bearbeiten ist super hilfreich!
einfach mal danke sagen
Immer häufiger kommen Menschen aus meiner Community auf mich zu, die einfach mal DANKE sagen wollen.
Für das Wissen, das ich kostenlos mit Ihnen teile: Auf meiner Website, auf Instagram, in meiner Facebook-Gruppe.
Daher gibt's mich jetzt auch bei "buy me a coffee".
Wenn Du magst, kannst Du dort ein kleines Dankeschön hinterlassen und dadurch gewährleisten, dass ich auch weiterhin kostenlos mein Wissen mit der Community teilen kann.
Fotomaterial & Grafikdesign
Du wirst als Virtuelle Assistenz entweder Deinen eigenen Content (z.B. Social Media Posts, Blogartikel, Workbooks etc.) oder den Deiner KundInnen erstellen. Es gibt einige Tools, die Dir diese Arbeit erleichtern und diese möchte ich Dir hier vorstellen:
EASEL.LY: Zwar etwas weniger bekannt, aber dennoch eine sehr benutzerfreundliche Online-Plattform für die Erstellung von Infografiken und visuellen Inhalten. Mit Hilfe von Easel.ly kannst Du Informationen und Daten sehr ansprechend präsentieren und zudem ein neues Tool ausprobieren.
CANVA: Der unangefochtene King und aus keinem Virtuellen Assistenz Business wegzudenken. Mega benutzerfreundlich, intuitiv und immer up to date. Ich empfehle Dir auf jeden Fall sobald es geht auf die Pro-Version umzusteigen, da sie einfach viel mehr Möglichkeiten bietet.
UNSPLASH: Eine Plattform für hochwertige, lizenzfreie Bilder, die es Benutzern ermöglicht, kostenlose Fotos für ihre Projekte zu finden und herunterzuladen. Perfekt wenn Du z.B. Flyer oder Workbooks gestalten möchtest und dafür passende Bilder benötigst. Achte darauf, dass Du „lizenzfrei“ auswählst.
PIXABAY: Eine Website – ähnlich wie Unsplash – für lizenzfreie Bilder und Videos, die es Benutzern ermöglicht, hochwertige Medien kostenlos herunterzuladen und zu verwenden. Schau Dich auch hier durch die Mediatheken und gestalte mit den lizenzfreien Bildern zum Beispiel Deine Visitenkarte oder Website.
Vorplanen von Postings
Wenn Du Deine Social-Media-Grafiken dann erstellt hast, musst Du nicht jedes Mal händisch einen Post absetzen.
Dafür gibt es coole Tools, die Dir diese Arbeite abnehmen:
META BUSINESS SUITE: Eine integrierte Suite von Tools für Marketing, Vertrieb und Kundenservice, die Unternehmen bei der Automatisierung und Skalierung unterstützt. Du kannst die Meta Business Suite für das Vorplanen von Posts für Instagram und Facebook verwenden. Das ist zwar super, aber gleichzeitig auch ein Nachteil, da Du nur zwei Plattformen bedienen kannst.
PUBLER: Mein persönlicher Favorit, da ich mit Publer nur ein Tool bedienen muss und alle meine Inhalte automatisch auf vielen verschiedenen Plattformen gleichzeitig veröffentlicht werden. Nicht nur für mich ist das super praktisch, sondern auch für meine KundInnen. Zudem gibt es verschiedenen Auswertungen und die Möglichkeit sich von KI beim Schreiben helfen zu lassen.
es geht noch weiter...
Viele Virtuelle Assistenzen die zu mir kommen bieten einen bunten Blumenstrauß an Aufgaben an. Ab einem bestimmten Punkt wollen sich die meisten Virtuellen Assistenzen dann aber doch spezialisieren und fragen mich "Alina, kennst Du gute Kurse mit denen ich mich als Virtuelle Assistenz weiterbilden kann?" Yes, kenne ich!
Und deshalb findest Du hier noch eine kleine Auflistung meiner TOP drei.
Andere Herzensempfehlungen
Kurse zur Weiterbildung
Hier findest Du Kurse und Weiterbildungen von KollegInnen von mir.
Ich wähle sehr sorgfältig aus, welche Kurse ich meinen Virtuellen Assistentinnen weiter empfehle. Du kannst Dir also sicher sein, dass die Auswahl,
die Du hier findest gut ist. 🙂
WEBSITE & SEO: Barbara Schmid ist DIE erste Ansprechperson zum Thema Website und SEO. Ihr Kurs SEOVA ist regelmäßig ausgebucht und sie konnte schon vielen Frauen helfen, sich auf das Thema Website und SEO-Optimierung zu spezialisieren (und dadurch höhere Preise zu verlangen). Bist Du bald eine von Ihnen? 🙂
E-MAIL MARKETING: Fidan Güntürkün ist Expertin, wenn es um das Thema E-Mail Marketing geht. Als unterbezahlte Virtuelle Assistenz gestartet, kam ihr Durchbruch erst mit der Spezialisierung. Seitdem bildet sie immer mehr Virtuelle Assistenzen in der E-Mail Marketing Schmiede aus und erklärt ihnen alles zum Thema E-Mail Marketing.
FACEBOOK & INSTAGRAM ADS: Natalia und Andreas von Funnelfox bilden Virtuelle Assistenzen zum Thema Facebook und Instagram Ads aus. Hier lernst Du bei den absoluten Experten der Branche und kannst Dich im Anschluss an Deine Ausbildung als Virtuelle Assistenz auf Ads spezialisieren. Ein super gefragtes Thema!
SONSTIGES
Ein bunter Mix
Hier findest Du Empfehlungen von mir für Dich als Virtuelle Assistenz, die ich keiner Kategorie so richtig zuordnen konnte 😉
COPECART: Möchtest Du als Virtuelle Assistenz endlich Deine eigenen Digitalen Produkte verkaufen? Und Dein Business skalieren? Dann brauchst Du dafür eine geeignete Plattform. Copecart ist perfetk für den Verkauf Deiner digitalen Produkte geeignet, da Du keine monatlich Gebühr zahlst und alles automatisiert abläuft. Worauf wartest Du also noch? Klick einfach auf den Link und schau Dir Copecart mal an 🙂
BANSKO NOMAD FEST 2024: Als ich letztes Jahr zum ersten Mal beim Nomadenfest in Bansko war, dachte ich nur: WOW, ich LIEBE es! Du triffst dort Digitale Nomaden aus der ganzen Welt, hörst Vorträge, nimmst an Workshops teil und knüpfst Kontakte fürs Leben! 2024 bin ich eine der Speakerinnen und freue mich wie ein kleines Kind zu Ostern, dass es bald losgeht! Willst Du dabei sein? Sichere Dir einen Rabatt mit meinem Discountcode.
FEMBOSS: Als Virtuelle Assistenz kann es manchmal ganz schön einsam sein, oder? Ich verstehe Dich gut, denn so ging es mir vor einigen Jahren auch mal! Dann bin ich FEMBOSS beigetreten – einem Netzwerk nur für Frauen. Was soll ich sagen? Ich liebe es einfach! Alle zwei Wochen treffen wir uns online, tauschen uns aus und unterstützen uns gegenseitig bei den Herausforderungen, die Selbstständigkeit manchmal mit sich bringt. Come join us!
NOMADCRUISE: Wer mich kennt weiß: Ich LIEBE Nomadcruise. Eine Konferenz für digitale NomadInnen (to be) – aber eben auf nem Kreuzfahrtschiff. I mean, wie cool ist das denn?? 2023 war ich Speakerin auf Nomadcruise 11 von Teneriffa nach Brasilien. Die Reise war so cool, dass ich einfach noch 3 Monate lang in Südamerika geblieben bin – eine unvergessliche Zeit. Kommst Du mit auf die nächste Cruise? Wäre doch mega!
Ich habe fertig
So, das waren über 30 Tools, die Dir helfen sollen Deine Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz einfacher zu gestalten. Mit einem * gekennzeichnete Links sind sogenannte Affiliate-Links, die mir helfen, Seiten wie diese hier zu gestalten (das dauert nämlich ganz schön lange ;)). Dir entsteht dadurch natürlich kein Nachteil.
Wenn Du dazu oder zu den Tools Fragen oder ein Anliegen hast, schicke mir gerne ein Mail an kontakt@deinezeitfee.de
Ich freue mich von Dir zu hören!
Deine Zeitfee
Alina
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Auf beiden Plattformen bekommst Du wertvollen Input, der Dir als Selbstständige helfen kann.
Klick einfach auf die beiden Links hier und lass uns über Social Media in Kontakt treten.
Ich freue mich auf Dich!
Warum brauche ich Dich, um auf LinkedIn sichtbar zu werden?
Natürlich „brauchst“ Du mich nicht. Du kannst auch einfach anfangen, ein paar Posts auf LinkedIn zu veröffentlichen. Und hoffen, dass ganze viele Menschen auf Dich aufmerksam werden.
Erfahrungsgemäß geht das aber meist in eine andere Richtung. Du postest was, niemand liked es, Du bist frustriert und gibst auf.
Wenn ich Dir helfe, hast Du einen konkreten Fahrplan und ein Ziel vor Augen. Du wirst merken, dass LinkedIn auch Spaß machen kann – wenn man verstanden hat, wie die Plattform funktioniert.
Wie lange dauert es, bis mich jeder auf LinkedIn kennt?
Richtig, richtig berühmt zu werden, ist ein langer Prozess. Und nicht Teil meines Angebots.
Es geht bei mir nicht darum, möglichst schnell, möglichst krass zu wachsen. Sondern es geht darum, mit gutem Content, die richtigen Menschen anzuziehen. Menschen, die zu Dir passen. Und die Deine Produkte kaufen wollen.
Wenn wir bei komplett 0 starten, wirst Du vermutlich nach 6-8 Wochen spüren, dass sich mehr Menschen für Dich und Deinen Content interessieren.
Wie ist die Zusammenarbeit gestaltet?
Zunächst schauen wir uns, bei einem kostenlosen Erstgespräch, an, wobei genau Du Unterstützung benötigst.
Zudem soll eine Zusammenarbeit – für beide Parteien – Spaß machen. Deswegen ist es wichtig, dass wir harmonieren. Auch dazu dient das Erstgespräch.
Sollte dies der Fall sein, erhältst Du ein unverbindliches Angebot per E-Mail. Wenn Du dieses annimmst, startet unsere Zusammenarbeit.
Du bekommst von mir alle notwendigen Unterlagen, sowie eine Rechnung zugeschickt.
In regelmäßigen Abständen treffen wir uns online und arbeiten an Deiner Sichtbarkeit auf LinkedIn. Informationen zu den einzelnen Schritten findest Du weiter oben.
Arbeiten wir im 1:1 oder hast Du einen Online-Kurs?
Dieses Angebot bezieht sich rein auf die Zusammenarbeit in 1:1 Sessions.
Mir ist es wichtig, Dich mit all Deinen Fragen rund um LinkedIn nicht alleine zu lassen. Und mir ausreichend Zeit für Dich zu nehmen.
Zudem lässt sich in 1:1 Gesprächen sehr effektiv eine Strategie entwickeln, die Dir helfen wird, endlich auf LinkedIn sichtbar zu werden.
Ich kann Dir aber schon mal verraten, dass ich für Herbst 2022 einen Online-Kurs zum Thema „Sichtbarkeit auf LinkedIn“ geplant habe 😉
Welche Vorteile habe ich durch eine Zusammenarbeit mit Dir, Alina?
Natürlich findest Du mittlerweile sehr viele Informationen über LinkedIn im Internet. Aber weißt Du, wie lange es dauert, Dir das alles zusammen zu suchen? Und dann noch anzueignen?
Durch eine Zusammenarbeit mit mir, nimmst Du quasi die Abkürzung. Diese spart Dir viel Zeit. Und somit Geld.
Was kostet mich eine Zusammenarbeit mit Dir?
Was Dich eine Zusammenarbeit mit mir kostet, ist auch immer ein wenig abhängig vom Status Quo und folgenden Fragen:
Hast Du bereits einen LinkedIn-Account oder muss dieser neu erstellt werden?
Ist Content vorhanden, der recycelt werden kann oder müssen zuerst noch Formate erfunden werden?
Wo stehst Du selbst in Deinem Prozess als Selbstständige: Bist Du noch sehr unsicher oder vollends von Dir überzeugt?
Aus der Ferne lässt sich dies natürlich schwierig einschätzen. Daher nutze ich gerne das kostenlose Erstgespräch um solche Fragen zu klären und Dir im Anschluss ein komplett unverbindliches Angebot zu machen.
Alina, wie sind Deine Zahlungsbedingungen?
Ich arbeite mit Vorauszahlung und einer Zahlungsfrist von 10 Tagen.
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