deine zeitfee
mehr Zeit für Dich. durch mich.
Virtuelle Assistenz (m/w/d)
für E-Mail-Marketing (Brevo) und
Launch-Begleitung gesucht
Start ab 23. Juli 2025 | Langfristige Zusammenarbeit
Darum gehts:
Hey ihr Lieben,
diesmal suche ich eine erfahrene, fokussierte und tolerante Virtuelle Assistenz im Bereich E-Mail Marketing für eine sehr interessante Kundin: guardianofmind.
Wer ist guardianofmind?
Katharina Schön ist Psychologin, Autorin & Gründerin von guardianofmind. Ihre Mission: Neurodivergente Menschen stärken, Aufklärung vorantreiben und mentale Gesundheit fördern.
Mit Onlinekursen, Selflearning-Angeboten und Storytelling will sie wirklich etwas bewegen und Betroffenen helfen.
Die Marke ist präsent auf Instagram und TikTok und es gibt bereits einen Newsletter (der jedoch nicht bespielt wird): Hier kommst Du ins Spiel.
Deine Aufgaben
- Aufbau & Pflege einer E-Mail-Logik / Sequenz (inkl. Segmentierung)
- Konzeption & Umsetzung von Story-Mails für den Sonntag („Sunday Story Time“ – 1x/Woche)
- Unterstützung bei 2–3 Launches pro Jahr (erste Phase: Sept/Okt, evtl. Nov)
- Monatliche Abstimmung in festen Calls + asynchrone Zusammenarbeit über Notion
- Umsetzung von E-Mail-Ideen anhand vorhandener Vorlagen (und gern eigener Vorschläge)
- Umfangreiche Themenliste und Ideen sind vorhanden
- Bei Bedarf: Monetarisierungsstrategie für bestehende WhatsApp-Community (3.500+ Menschen)
Was Du mitbringen solltest:
- Mehrjährige Erfahrung mit E-Mail-Marketing (idealerweise Brevo)
- Verständnis für digitale Launchstrategien & Funnels
- Talent für strukturierte Inhalte & Storytelling in thematischen E-Mailreihen (keine 0815 Texte)
- Freude daran, Ebooks, Minikurse & größere Produkte strategisch zu verknüpfen
- Klarheit in Planung, Segmentierung, Tagging & Contentfluss
- CI-Verständnis & Feingefühl für Tonalität
- Souveräner Umgang mit Tools wie Notion, (Extraplus falls Du Dich schon mit Mentortools auskennst)
Mindestens drei aussagekräftige Referenzprojekte im Bereich E-Mail Marketing und den dazugehörigen KPIs
Was die Kundin Dir bieten kann:
- Langfristige Zusammenarbeit, kein Projekt-Hopping
- Ein spannendes Umfeld mit Sinn und Herz: Deine Arbeit hat Wirkung und ist gesellschaftlich relevant
- Flexible Arbeitszeiten – Du arbeitest wann es für Dich passt
- Pünktliche und faire Bezahlung
- Klare Rahmen, ehrliches Feedback
- Respektvoller, lockerer und wertschätzender Umgang und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- Raum, um mitzudenken, zu gestalten & zu wachsen
„Bewerbungsablauf“ bzw. Prozess:
Bitte sende mir dein Angebot ausschließlich per E-Mail (kontakt@deinezeitfee.de) inkl.:
einer klaren Preisstruktur für 4 Newsletter im Monat (Texte erstellen und Inhalte einpflegen)
2-3 Sätze über Dich und warum Du gerne mit Katharina zusammenarbeiten möchtest
mindestens drei relevante Referenzen, die deine Erfahrung im Bereich E-Mail Marketing zeigen und anhand von KPIs belegt werden können
Dein Lieblingsmeme 🙂
Bitte sende mir keine Lebensläufe, Zeugnisse o.ä., sondern überzeuge uns mit ähnlichen Projekten und Deiner Persönlichkeit 🙂
Wenn du Lust hast, hochwertige Inhalte zu erstellen, kreativ zu arbeiten und für eine tolle Auftraggeberin in einer Branche mit Herz und Sinn zu arbeiten, dann freue ich mich auf deine Nachricht!
soft skills
Katharina wünscht sich eine Virtuelle Assistenz, die
- Interesse oder Sensibilität für neurodivergente Denkweisen (ADHS, Hochsensibilität etc.)
- Strukturierter Kopf mit Planungsstärke UND kreativem Herz
- Offenheit & Toleranz – du musst nicht alles kennen, aber bereit sein zu verstehen und damit umzugehen
- Selbstständige Arbeitsweise, aber gern mit Reminder-Kultur 🙂
- Humor und Lockerheit – ohne den Fokus zu verlieren
- Klare Kommunikation und effektives und effizientes Arbeiten
- Fähigkeit, Katharina empathisch, aber bestimmt zum wesentlichen Punkt zurück zu leiten, wenn sie in ihren Erzählungen zu ausschweifend wird
Good to know: Ziel ist es, dass Du die Inhalte selbstständig erstellst und veröffentlichst, um Katharina (vor allem in Launchphasen aber auch außerhalb dieser) zu entlasten. Daher wäre es gut, wenn ihr Euch einmal im Monat zur Besprechung trefft und Du die Beiträge monatlich vorplanst.
Wenn Du Dir ein Bild über die Kundin machen möchtest, kannst Du das gerne hier tun:
(WICHTIG: Bitte schicke der Kundin nicht direkt Deine Unterlagen. Diese Einsendungen können leider nicht berücksichtigt werden.)
EINFACH ERKLÄRT:
Unser Zeitplan
1
Stellenbeschreibung durchlesen
Bitte lies Dir alle Anforderungen der Position durch.
Solltest Du Dich dort wieder finden und über die nötige Erfahrung verfügen, freue ich mich über Deine Kontaktaufnahme.
Diese Position ist vor allem für Virtuelle Assistenzen gedacht, die bereits Erfahrung haben (bitte häng mindestens 3 Projekte an, die Du betreut hast).
Wenn Du gerade erst frisch startest, kann ich Dich u.U. kostenlos in Deine Selbstständigkeit begleiten. Folge dazu diesem Link.
2
Unterlagen zusenden
Bitte schicke mir Deine vollständigen Unterlagen bis 14.07.2025 per Mail an kontakt@deinezeitfee.de unter dem Betreff „VA gesucht (GoM)“
Diese sollten enthalten:
1. Ein unverbindliches Angebot für 4 Newsletter im Monat (Texten und Einplanen)
2. Ein unverbindliches Angebot für 3 Monatige Launchbegleitungen (Konzeptvorgabe, Strategie und erstellen der Inhalte für das E-Mail Marketing Tool (nicht für Social Media)).
3. Mindestens 3 Referenzen aus vergangenen Projekten.
4. Zwei bis drei Sätze über Dich und warum Du gerne mit Kathi zusammen arbeiten möchtest.
5. Dein Lieblings-Meme 🙂
Betreff: VA gesucht (GoM)
(Bitte beachte, dass nur vollständige Unterlagen berücksichtigt werden).
3
Screening
Nachdem all Eure Angebote eingegangen sind, werde ich diese durchgehen und die 5 passendsten Virtuellen Assistenzen auswählen.
Ich melde mich bei Dir bis maximal 16.07.2025
Bitte sei so nett und siehe von zwischenzeitlichen Nachfragen ab. Ich melde mich auf jeden Fall verlässlich – auch falls es nicht passt – bei Dir.
4
Kurzes Telefonat
Mit den 5 passendsten Virtuellen Assistenzen führe ich ein kurzes Telefonat oder tausche mich per Mail aus.
Die 3 VAs, die am besten zu den Anforderungen passen, wähle ich im Anschluss für den Kennenlerncall aus.
5
Kennenlern-Call
Am 17.07.2025 zwischen 11:30 und 16:30 Uhr finden dann die Kennenlern-Calls über Zoom statt.
Dort lernst Du auch die Auftraggeberin “ persönlich“ kennen. In dem Call geht es darum herauszufinden, ob ihr menschlich zueinander passen und Euch eine Zusammenarbeit vorstellen können (es ist kein klassisch-spießiges „Bewerbungsgespräch“ – keine Sorge ;)).
Die Entscheidung wird dann bis 21.07.2025 getroffen, damit die Zusammenarbeit am 23.07. starten kann.
wichtig!
Bitte seht davon ab die Kundin direkt zu kontaktieren und sendet Euer Angebot ausschließlich per Mail an meine E-Mail Adresse: kontakt@deinezeitfee.de mit dem Betreff „VA gesucht (GoM)“.
Bitte habt Verständnis, dass Einsendungen / Kontaktaufnahmen über Instagram, LinkedIn, WhatsApp etc. aufgrund der Masse nicht berücksichtigt werden können.
Mir ist es wirklich wichtig, dass jede*r von Euch, die sich die Mühe macht ein Angebot zu senden auch eine Rückmeldung bekommt. Auch bei Absagen melde ich mich auf jeden Fall bei Euch (siehe Zeitplan oben). Versprochen :))
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